Jedes ERP-System, jede Workflow-Software, jedes CRM hinterlässt Spuren. Jeder Klick, jede Statusänderung, jede Übergabe wird protokolliert – als sogenannter Event Log. Process Mining liest diese Spuren aus und macht daraus ein präzises Abbild des realen Prozesses. Was dabei sichtbar wird, überrascht fast immer: Der Prozess, der auf dem Papier fünf Schritte hat, hat in der Realität vierzehn – mit drei Schleifen und zwei Abteilungen, die niemand eingeplant hat.

Was Process Mining technisch bedeutet

Process Mining kombiniert Methoden aus der Datenwissenschaft, dem maschinellen Lernen und dem Prozessmanagement. Ausgangspunkt ist der Event Log: eine strukturierte Aufzeichnung aller Ereignisse in einem System – mit Zeitstempel, ausführender Person oder Rolle und dem jeweiligen Prozessschritt.

Aus diesen Daten rekonstruiert Process Mining automatisch:

Den tatsächlichen Prozessfluss – inklusive aller Varianten, nicht nur der Hauptvariante
Durchlaufzeiten je Schritt und je Variante
Engpässe, Wartezeiten und Häufigkeiten von Abweichungen
Compliance-Verletzungen – Schritte, die in der falschen Reihenfolge oder gar nicht ausgeführt wurden

Das Ergebnis ist keine Meinung. Es sind Fakten – direkt aus dem System.

Process Mining und die Leanovation-Logik

Process Mining ist ein mächtiges Werkzeug für die erste Phase: Prozess verstehen. Wo klassische Methoden wie Workshops oder Interviews auf Erinnerungen und Einschätzungen angewiesen sind, liefert Process Mining den tatsächlichen Ist-Ablauf – vollständig, objektiv, in der Breite. Tausende von Prozessketten werden gleichzeitig analysiert, nicht nur die Handvoll, die im Workshop besprochen wurden.

Das verändert die Qualität der anschliessenden Prozessoptimierung fundamental: Massnahmen werden dort angesetzt, wo der grösste Hebel liegt – nicht dort, wo der lauteste Schmerz artikuliert wird.

Und es gilt auch hier die Leanovation-Reihenfolge: Process Mining zeigt, was ist. Verbessern muss der Mensch. Erst danach – auf optimierter Grundlage – macht Automatisierung oder KI-Einsatz Sinn. Wer Process Mining nutzt, um einen schlechten Prozess schneller zu automatisieren, produziert denselben Fehler – mit Datenbeweis.

Wo Process Mining besonders wirkt

Process Mining entfaltet seinen Nutzen überall dort, wo Prozesse durch IT-Systeme laufen und entsprechende Event Logs vorhanden sind:

In der Administration und im Büro: Auftragsabwicklung, Rechnungsverarbeitung, Genehmigungsprozesse, HR-Prozesse – überall, wo ERP- oder Workflow-Systeme im Einsatz sind.

In der öffentlichen Verwaltung: Antragsprozesse, Bewilligungsverfahren, Dokumentenflüsse – sofern digital erfasst. Hier liegt grosses Potenzial, das noch wenig genutzt wird.

Im Gesundheitswesen: Patientenpfade, Aufnahme- und Entlassprozesse, Laborketten – Process Mining macht sichtbar, wo Patienten warten, welche Varianten existieren und wo Standardpfade verlassen werden.

Was Process Mining nicht leistet

Process Mining analysiert, was in IT-Systemen erfasst ist. Was nicht digital protokolliert wird – informelle Absprachen, analoge Zwischenschritte, Workarounds ausserhalb des Systems – bleibt unsichtbar. Deshalb ersetzt Process Mining die Wertstromanalyse und den Gemba Walk nicht – es ergänzt sie. Die Kombination aus datenbasierter Analyse und direkter Beobachtung am Ort der Arbeit ergibt das vollständigste Bild.

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