Die Informationsstrukturanalyse zeigt, welche Informationen in einem Prozess oder einer Organisationseinheit existieren, wo sie liegen, wer sie braucht – und wo sie fehlen, doppelt vorhanden sind oder niemanden mehr erreichen.
Was bedeutet Informationsstrukturanalyse?
Die Informationsstrukturanalyse (ISA) ist eine systematische Methode zur Erfassung und Bewertung der Informationsflüsse, Informationsquellen und Informationsbedarfe in einer Organisation. Sie fragt nicht, was ein System kann – sondern was Menschen tatsächlich brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen: Welche Informationen werden wann, von wem, in welcher Form benötigt? Wo entstehen Informationsbrüche? Wo wird dieselbe Information mehrfach erfasst, gelagert oder manuell übertragen?
In der Fachliteratur wird die ISA häufig im Kontext von Business Process Management und Information Architecture verortet (vgl. Österle, 1995; Scheer, 1998). Sie bildet die Grundlage dafür, Informationssysteme nicht nach technischen Möglichkeiten zu gestalten, sondern nach realem Bedarf – ein Prinzip, das sich direkt mit Lean Management deckt.
Informationsstrukturanalyse im Unternehmensalltag
Eine Sachbearbeiterin in der Auftragsabwicklung sucht täglich mehrfach nach Kundeninformationen – in drei verschiedenen Systemen, weil niemand je festgelegt hat, welches das führende ist. Ein Abteilungsleiter trifft Entscheidungen auf Basis von Excel-Listen, die jemand manuell aus dem ERP gezogen hat – und die zum Zeitpunkt der Entscheidung bereits veraltet sind. Ein neues Teammitglied im Pflegeheim verbringt die ersten Wochen damit, herauszufinden, wo was steht.
Das sind keine Einzelfälle. Studien von Coveo (2025) zeigen, dass Mitarbeitende durchschnittlich drei Stunden täglich mit der Informationssuche verbringen. 47% nennen fragmentiertes Wissen als grösstes Produktivitätshemmnis. Die ISA macht diese versteckte Verschwendung sichtbar – und schafft die Grundlage, sie zu beseitigen.
Warum die Informationsstrukturanalyse bei Leanovation eine Rolle spielt
Wer Prozesse optimieren oder digitalisieren will, stösst früher oder später auf dasselbe Problem: Die eigentlichen Prozesse funktionieren leidlich – aber die Informationen, die für deren Ausführung nötig sind, kommen nicht an, kommen zu spät oder kommen falsch. Eine Wertstromanalyse zeigt den Material- und Informationsfluss. Die ISA vertieft und detailliert die Perspektive des Informationsflusses.
Bei Leanovation setzen wir die ISA typischerweise in der ersten Phase ein – beim Verstehen des Ist-Zustands. Wir fragen: Welche Informationen braucht dieser Prozess? Woher kommen sie? In welcher Form? Und was passiert, wenn sie fehlen oder fehlerhaft sind? Die Antworten zeigen regelmässig, dass geplante Digitalisierungsvorhaben an der falschen Stelle ansetzen – weil nicht die Technologie das Problem ist, sondern die Informationsstruktur darunter. Eine saubere ISA verhindert, dass teure Softwarelösungen auf einem chaotischen Informationsfundament aufgesetzt werden.
Besonders in administrativen Bereichen, in der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen – wo Informationen über Abteilungsgrenzen, Schichtübergaben und verschiedene Systeme fliessen müssen – ist die ISA ein unterschätztes, jedoch wirksames Instrument.