Durchlaufzeit (Lead Time) ist die Zeit vom Start bis zum Abschluss eines Vorgangs – inklusive aller Übergänge und Rückfragen. Sie zeigt dir, wie schnell Wert beim Kunden ankommt.
Was bedeutet Durchlaufzeit (Lead Time)?
Durchlaufzeit beschreibt die gesamte Zeitspanne, die ein Prozessfall benötigt, um von «Eingang» bis «Erledigt» zu gelangen. Sie ist eine der wichtigsten Kennzahlen in Lean und Prozessmanagement, weil sie Kundennutzen direkt sichtbar macht: Der Kunde bezahlt nicht fürs Warten – er bezahlt fürs Resultat.
In der Praxis ist die Durchlaufzeit in vielen Organisationen deutlich länger als erwartet. Nicht, weil Menschen zu langsam arbeiten, sondern weil Fälle liegenbleiben, springen, zurückgehen oder wegen fehlender Informationen blockiert werden. Genau deshalb ist Durchlaufzeit ein starker Hebel für Prozessoptimierung und Operational Excellence.
Abgrenzung zu verwandten Zeiten
- Prozesszeit (= Bearbeitungszeit): Zeit, in der aktiv am Fall gearbeitet wird (Ressourcenbindung).
- Übergangszeit (Wartezeit / Liegezeit): Zeit, in der nichts passiert (der Fall wartet).
- Rückfragezeit: Zeit, bis der Prozess weiterläuft (z. B. fehlende oder falsche Informationen erfordern Rückfragen – intern oder extern).
- Durchlaufzeit (Lead Time): Prozesszeit (= Bearbeitungszeit) + Übergangszeit + Rückfragezeit – jeweils über den gesamten Prozess.
Der entscheidende Punkt: Viele Optimierungsversuche fokussieren auf Prozesszeit («wir müssen schneller arbeiten»). In der Realität steckt das grösste Potenzial jedoch häufig in Übergangs- und Rückfragezeit: weniger Liegenlassen, weniger Ping-Pong, bessere Inputs, klarere Standards. „Work smarter not harder.“
Durchlaufzeit im Unternehmensalltag
In der Administration ist Durchlaufzeit oft der grösste Schmerzpunkt – und gleichzeitig unsichtbar. Typische Beispiele:
- Offerte bis Auftrag (Angebotserstellungsprozess): Prozesszeit ist überschaubar. Die Übergangszeit entsteht in Freigaben, Übergaben und Prioritätswechseln. Rückfragezeit entsteht durch unvollständige Anforderungen oder unklare Spezifikationen.
- Auftragseingang bis Rechnungsversand (Auftragsabwicklungsprozess): Prozesszeit fällt in einzelnen Arbeitsschritten an (Auftrag erfassen, Auftragsbestätigung, Disposition/Planung, Lieferung/Leistung, Rechnungsfreigabe). Die Übergangszeit entsteht zwischen den Schritten: Der Auftrag wartet auf Kapazität, auf interne Freigaben oder auf den nächsten Bearbeitungsslot. Rückfragezeit entsteht, wenn Angaben fehlen oder widersprüchlich sind (z. B. falsche Lieferadresse, unklare Konditionen, fehlende Bestellnummer, fehlende Spezifikation) und intern oder beim Kunden nachgefasst werden muss.
- Rechnungseingang bis Zahlung: Übergangszeit entsteht in Stapeln und Warteschlaufen. Rückfragezeit entsteht, wenn Bestellbezug, Kostencodes oder Leistungsnachweise fehlen.
- Kreditoren-/Zahlungslauf: Rechnungseingang bis Zahlungsfreigabe: Prozesszeit ist meist kurz (formale Prüfung, Kontierung, Verbuchung). Die Übergangszeit entsteht, wenn Rechnungen «parkiert» werden (z. B. weil der Freigabeverantwortliche abwesend ist oder weil Sammelfreigaben nur 1x pro Woche stattfinden). Die Rückfragezeit entsteht bei Abweichungen (Preis/Menge, fehlender Wareneingang, unklarer Leistungsnachweis, falsche Kostenstelle) und endet oft erst, wenn Einkauf, Fachbereich und Lieferant das Thema geklärt haben.
- HR-Prozesse: Rückfragezeit ist häufig der grösste Treiber (fehlende Unterlagen, Terminfindung, unklare Entscheide).
Im Gesundheitswesen ist Durchlaufzeit direkt mit Patientenerlebnis und Sicherheit verknüpft: vom Eintritt bis zur Diagnose, von der Anordnung bis zur Durchführung, von der Entlassung bis zur Anschlusslösung. Übergangszeit entsteht an Schnittstellen, Rückfragezeit bei fehlenden Informationen oder unklaren Zuständigkeiten.
In der Produktion wird Durchlaufzeit über Materialfluss, Rüstzeiten, Losgrössen und Engpässe beeinflusst. Auch hier gilt: Wenn der Fluss stockt, steigen Übergangs- und Rückfragezeiten (z. B. Klärungen bei Qualitätsabweichungen oder Materialengpässen).
Warum Durchlaufzeit bei Leanovation eine Rolle spielt
Durchlaufzeit ist eine Kennzahl, die sofort Klarheit schafft: Wo wird Wertschöpfung durch Systemverhalten ausgebremst?
In Lean-Projekten machen wir Durchlaufzeit deshalb nicht nur «messbar», sondern zerlegbar: Prozesszeit, Übergangszeit und Rückfragezeit werden sichtbar. Das schafft einen sachlichen Fokus auf das System statt auf Menschen.
Methodisch helfen dabei u. a.:
- Wertstromanalyse, um Zeiten und Warteschleifen über den gesamten Wertstrom sichtbar zu machen
- Klarere Standards und saubere Inputs (weniger Rückfragen)
- Pull-Logik und Priorisierung, z. B. über Kanban und das Pull-Prinzip
- Stabilisierung und Nivellierung, wenn Schwankungen dominieren (z. B. Heijunka)
Erst wenn die Durchlaufzeit strukturell sinkt, lohnt es sich, über Digitalisierung, Automatisierung oder KI-Einsatz nachzudenken. Sonst macht Technologie ein Wartesystem nur schneller sichtbar – aber nicht besser.