Die Tätigkeitsstrukturanalyse macht sichtbar, was wirklich passiert – nicht was laut Prozessbeschreibung passieren sollte. Sie erfasst jeden einzelnen Tätigkeitsschritt einer Person, misst die dazugehörigen Zeiten und legt damit offen, wo Arbeit tatsächlich stattfindet, wo sie versickert und wo der Standardprozess längst nicht mehr der gelebte Prozess ist.
Was bedeutet Tätigkeitsstrukturanalyse?
Die TSA ist eine strukturierte Beobachtungsmethode aus dem Lean Management. Sie wird direkt am Arbeitsort – am Gemba – eingesetzt: Eine Fachperson begleitet eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum, notiert jeden einzelnen Tätigkeitsschritt und hält die entsprechenden Zeiten fest. Das Ergebnis ist eine detaillierte Momentaufnahme der tatsächlichen Arbeitstätigkeit – mit allen Unterbrechungen, Umwegen, Doppelspurigkeiten und ungeplanten Abweichungen.
Die TSA unterscheidet sich von der verwandten Multimomentaufnahme durch ihre Tiefe: Während die Multimomentaufnahme in definierten Zeitintervallen Stichproben erhebt und damit ein statistisches Gesamtbild liefert, verfolgt die TSA den Ablauf lückenlos – Schritt für Schritt, Minute für Minute. Sie ist das Werkzeug der Wahl, wenn es darum geht, einen spezifischen Prozess oder eine spezifische Rolle wirklich zu verstehen.
TSA im Unternehmensalltag
Das Vorgehen ist denkbar einfach – und gleichzeitig erkenntnisreich:
- Vorbereitung: Untersuchungsbereich und zu beobachtende Person festlegen. Beobachtungsformular bereitstellen. Mitarbeitende informieren und Vertrauen schaffen – die TSA ist kein Kontroll-, sondern ein Analyseinstrument.
- Beobachtung: Jeden Tätigkeitsschritt notieren. Nach Abschluss jeder Tätigkeit die Zwischenzeit erfassen. Auffälligkeiten und spontane Verbesserungsideen separat festhalten.
- Auswertung: Die erfassten Tätigkeiten werden kategorisiert – wertschöpfend, notwendige Nicht-Wertschöpfung oder Verschwendung. Anschliessend wird geprüft, welche Schritte nach dem EKUV-Prinzip bearbeitet werden können:
- Eliminieren – Tätigkeiten, die keinen Wert erzeugen und ersatzlos wegfallen können
- Kombinieren – Schritte, die sinnvoll zusammengeführt werden können
- Umstellen – Tätigkeiten, die in einer anderen Reihenfolge effizienter wären
- Vereinfachen – Schritte, die mit weniger Aufwand zum gleichen Ergebnis führen
Das EKUV-Prinzip ist kein Leanovation-Spezifikum – es entstammt der klassischen Methoden-lehre des Industrial Engineering und findet sich in der Lean-Literatur unter dem Begriff ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify) wieder.
In der Praxis zeigt die TSA regelmässig dasselbe Bild: Was intern als Standardprozess gilt, ist im Alltag längst eine individuelle Lösung aus Workarounds, parallelen Informationswegen und stillen Kompensationsleistungen der Mitarbeitenden. Diese Abweichungen sind keine Fehler – sie sind Anpassungsleistungen an ein System, das irgendwo nicht funktioniert. Genau das macht die TSA sichtbar.
Warum TSA bei Leanovation eine Rolle spielt
Die TSA ist eines unserer zentralen Analyseinstrumente – insbesondere in Projekten im Gesundheitswesen, in der Langzeitpflege und in administrativen Bereichen, wo Tätigkeiten oft schwer zu standardisieren und selten konsequent dokumentiert sind. Was auf dem Papier wie ein dreistufiger Prozess aussieht, ist in der Realität häufig ein zehnstufiger Ablauf mit vier informellen Rückfragen und zwei redundanten Dokumentationsschritten.
Die TSA liefert die Faktenbasis, die für eine fundierte Prozessoptimierung zwingend nötig ist. Sie verhindert, dass Verbesserungen auf Annahmen statt auf Beobachtungen beruhen. Und sie schafft Transparenz – gegenüber dem Team, der Führung und dem eigenen Prozessverständnis. Erst wer weiss, was wirklich passiert, kann gezielt ansetzen. Die TSA ist deshalb oft der erste Schritt – bevor eine Wertstromanalyse oder ein Verbesserungsprojekt startet.